6期臨時総会が開催されました

 先週末の1/24土曜日にイニシア千住曙町の管理組合法人の第6期臨時総会が開催されました。
 
 全部で8つの議案が上程されました。
前半の4つの議案は、昨年5月の通常総会で設立された管理組合法人のガバナンスの完成を目指す議案で、代表理事4名をはじめとする役員の仕事の分担などを定めるものでした。後半の4つの議案では、公開空地をはじめとする敷地全体での禁止事項などを定めるなど生活密着系のテーマを扱うものでした。
 
 2時間にわたって、多くの議案に活発な質疑応答がなされ、全議案を可決していただくことができました。管理組合法人理事会としては、個別の議案に賛成して頂けなかった方にも納得して頂けるよう、今後の理事会運営などにご意見を反映させて頂きます。
  特に ”役員全員が等分に仕事を分け合って進めるための法人化”を進めてきた5-6期の役員にとっては、その最終形を確定させる、「理事会運営細則」の制定が1票の反対もなく可決できたことを大変うれしく思っております。

 今回の総会は、最後の2つの議案が急ぎ総会承認を要したために、議案書の配布が総会の2週間前と、いつもより1週間遅くなりました。 下の図のように出席票・議決権行使書の締切日に近くなってもなかなか票が集まらず、役員はやきもきしていましたが、最終的には全戸の96%にあたる495戸に総会に議決権参加して頂くことができました。
 
 当管理組合法人の規約では、もともと総会に電磁的な方法で参加することができるとなっていましたが、今までその方法が用意されていませんでした。
 今回、区分所有者(オーナー)の85%近くの方が加入している、住民専用のWeb掲示板「コラボ」を利用することによって、約160戸(全体の1/3近く)の方は、電磁的な方法で総会の採決に参加されました。

 今回のように8つも議案があると、500戸の方々の個別の議案への議決権行使書への賛否の結果を入力する役員や、管理人さんの手間は大変なものになります。電磁的な採決参加の分については、その人的コストを大幅に削減することができて、今回の総会からは、集計作業については全てを管理会社(ダイワライフネクスト様)にお任せすることができました。今後もできるだけ、電磁的な参加の割合を増やしていきたいと考えています。
 
 当法人の期末は2月で、7期通常総会がもう4月に迫っています。
7期からの新規役員募集、7期予算案・事業計画案の策定検討などが既に開始されています。総会の月には理事会は開催されないので、総会結果のご紹介を書いている筆者は4月には一息つきたいかなと思っています。
 
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