緊急事態宣言下での総会開催

本日4月25日に予定通り管理組合法人と自治会の11期通常総会を開催しました。

緊急事態宣言が出ている中で、多くのマンションが、管理組合の理事会や総会開催の是非や、方法について悩んでいるそうです。

私たちイニシア千住曙町では、慎重に検討を重ねた結果、予定通り総会を開催することにしました。

総戸数515戸を抱え、たくさんの予算執行とそれにともなう施策を停滞させることはできません。

住民や理事の安全衛生を最優先しつつ、規約にも準拠した形で総会を本日4月25日に開催しました。

 

開催にあたっていくつか工夫したことを書きます。

・感染拡大の抑止のため理事会と役員会から議事録の署名に必要な最小人数のみ参加しました。

・事前に議案に関する質問を受付けて、開催前にお答えを住民向けサイトに公開しました。

・できるだけ接触を避けるために議決権行使書未提出のお宅への訪問督促は実施しませんでした。

・会場での”三密”を避けるため、できるだけ当日の参加を避けていただくよう事前に告知しました。

・質疑応答と採決のみを実施し議案の説明は実施し短時間での進行に努めました。

・総会の会場の窓を開けて室内の換気を徹底しました。

 

管理組合法人、自治会ともに総会の出席(理事以外)は2戸でした。

共用施設改修の大きな予算執行の議案に対しては、参加者からの質疑応答もありそれなりに時間を要しました。結果として管理組合、自治会ともに全ての議案は承認されました。

管理組合法人の総会と自治会の総会の後に、管理組合法人の新しい12期の特別理事会を開催しました。

天気も良いので屋外で開催。こんな理事会は初めてです。

議決は事前に配布して、議案の説明は簡略に行い挙手にて決議しました。

今回の議案にはZoomの年間契約の承認とともに、理事会へのZoomでの参加と、議決権行使による参加、そして会議場への実際に参加することを併用する出席方法も承認されました。

事態が収束するまでの間でも、安全衛生を優先しつつ、円滑にマンション運営を行うためにスピーディーな判断をしました。

 

厳しい局面ですが、この難局を力を合わせて乗り越えたいですね。

皆さまの健康をお祈りします。

Boss